Cuando hablamos de automatizar, nos referimos a aprovechar la tecnología para realizar tareas sin apenas intervención del ser humano. Sin embargo, el concepto también hace referencia a convertir ciertos movimientos en movimientos automáticos. Por ello en este artículo hablaremos, no sólo de tareas que se pueden automatizar con herramientas, sino también, a través de hábitos.
- El correo electrónico
Empezar por automatizar el email es un buen comienzo, pues no es complicado, y sin embargo supone un gran alivio, ya que es una de las principales fuentes de distracción y estrés en la vida de un emprendedor.
Para ello sólo es necesario hacer un buen uso del gestor de correos que utilices (Gmail, Thunderbird, Outlook…). Cualquier gestor te permite organizar y priorizar tus mensajes de manera eficiente. Además puedes configurar filtros y reglas para clasificar automáticamente los correos electrónicos según su importancia, remitente o tema. Sin olvidar la creación de plantillas para los mensajes repetitivos de nuestro día a día.
Otro punto clave para gestionar el correo es establecer intervalos de tiempo específicos para revisar y responder mensajes. Evita caer en la trampa de comprobar tu bandeja de entrada constantemente, ya que eso puede interrumpir tu flujo de trabajo y consumir un tiempo valioso.
- Las redes sociales
Hoy en día las redes sociales son una herramienta más en la promoción de nuestro negocio, por eso puede consumir mucho tiempo de nuestro horario laboral. Por ello se convierte en crucial hacer uso de herramientas que te permiten automatizar tus publicaciones, tales como Meta business, Metricool, Hootsuite o Buffer. Además te ayudarán a hacer seguimiento de tu alcance, tu frecuencia de publicación, de los mejores horarios para publicar, entre otras métricas.
Otra cosa que podemos automatizar dentro de las RR.SS. son los mensajes de bienvenida, o incluso respuestas a las preguntas frecuentes. Ahora con la introducción de la inteligencia artificial, cada vez es posible automatizar más aspectos en nuestra comunicación.
- Whatsapp Business
Aunque Whatsapp Business es una red social, merece una sección aparte debido a su uso diferente al de otras redes. Al igual que en los casos anteriores, puedes establecer mensajes automáticos y es recomendable establecer intervalos de tiempo para revisar y responder los mensajes.
También es importante aprovechar las funcionalidades que te brinda Whatsapp Business como detallar tus servicios, poner un portfolio, tu web o un enlace al Calendar por ejemplo. De esta manera ya estarás resolviendo muchas de las dudas a tus posibles clientes y en tu mensaje automático, puedes invitarles a que concreten una cita contigo a través del enlace de Google Calendar.
- Los procesos
La creación de procesos te ayuda a ver dónde puedes ahorrarte un paso, dónde puedes automatizar otro y dónde puedes delegar. Por eso siempre invito y ofrezco a mis clientes la creación de sus procesos que, aunque los tengan muy claros, son importante que los tengan documentados, bien sea para su mejora, o bien para poder delegar de la manera más eficiente. Los procesos facilitarán la automatización de la delegación, ya que te ahorrarán tiempo en explicaciones innecesaria.
- La magia de los recordatorios y alarmas
No subestimes el poder de los recordatorios y alarmas para ayudarte a mantener el control de tus tareas y compromisos. Utiliza aplicaciones de recordatorios en tu teléfono u ordenador para que te avisen de fechas límite, reuniones importantes o cualquier cosa que necesites recordar. Será como tener una automatización para tu memoria.
- Los hábitos
Si bien la creación de hábitos depende de ti, apoyándote en aplicaciones podrás crearlos y una vez creados, los harás de forma automática sin que tengas que pensarlos con lo que apenas te causará desgaste. Algunas de esas aplicaciones son: Habithub, Quitzilla, Rastreador de objetivos y lista de hábitos.
Realmente este es un punto que necesita su propio artículo por todo lo que puede dar de sí, pero te diré que empezando por cosas tan sencillas como establecer un horario para mirar tus emails, hasta lograr organizar tu día a día y seguir la agenda, los hábitos te pueden llevar muy lejos.
Conclusión
Como emprendedor, tu tiempo es un recurso valioso y limitado. Afortunadamente, la automatización puede ser tu aliada para simplificar tu vida y liberarte de tareas repetitivas y agotadoras. No tienes que ser un experto en tecnología para comenzar a automatizar. Con pasos simples como la creación de hábitos, una mejor gestión del correo y la delegación de tareas, estarás en el camino correcto.
Recuerda que la automatización no se trata de reemplazar tu participación en tu negocio, sino de optimizar tu tiempo y energía para centrarte en lo que realmente importa: hacer crecer tu empresa y disfrutar de una vida más equilibrada. ¡No esperes más! Comienza hoy mismo a automatizar y libera ese preciado tiempo que tanto necesitas.