Si te quejas del poco tiempo que tienes y quieres ser más productivo, una forma fácil y sencilla de empezar a serlo es usar tu agenda de manera más efectiva.
1º Elige la más adecuada para ti. Si eres de los que disfruta del tacto del papel, además la personalizas y te recreas poniendo pegatinas, está claro que necesitas una agenda física. Si por el contrario, eres más digital y prefieres tenerlo todo cómodamente en el móvil, que además te avise con notificaciones, lo tuyo es la agenda virtual (Google Calendar es una buena opción al alcance de todos).
2º Escribe en ella. Esto es una obviedad, pero muchas veces dejamos de anotar cosas en la agenda porque pensamos que las vamos a recordar. Sin embargo, es necesario anotar todo porque si no está en la agenda, no existe. Además liberarás tu mente para otros menesteres.
Así que escribe en ella las citas, los cumpleaños, vacaciones y todo lo que ya sepas que va a pasar en el año y tiene su fecha establecida.
Luego anota tus objetivos a modo recordatorio, estableciendo también unas fechas estimativas, porque está probado que hay un 50% más de probabilidades de alcanzar un objetivo si éste se ha escrito antes.
3º No diferencies vida personal de la laboral. Tu día es el mismo para todas tus áreas, por lo tanto, no tiene sentido que lleves diferentes agendas, anota en una todo lo que tengas organizado en tu día.
4º Usa un planificador como complemento. Si vamos a anotar en el mismo sitio tareas, citas y recordatorios, el resultado será un poco caótico. Así que usa la agenda tradicional para los eventos programados e incluso si quieres para tus bloques de tiempo, pero para anotar tus tareas y subtareas, mejor usar un planificador. Entre las herramientas virtuales para esto, destacan Asana, Trello, Notion, entre otras.
5º Establece un tiempo estimado para cada cosa. Así será más difícil que pongas más de lo que puedes abarcar.
6º Prioriza. Es mejor saber qué es lo que, si o si, debes hacer cada día por si hemos sido muy optimistas a la hora de estimar el tiempo o por si surgen imprevistos que te impiden cumplir con el planning.
7º Analiza. Comprueba si, al terminar el día, han quedado cosas pendientes para reubicarlas en otro momento. Si esto pasa con frecuencia, plantéate reducir el número de cosas que te marcas o que haces tú.
8º Celebra los éxitos. Nos solemos martirizar por aquello que no hemos logrado hacer, así que date un premio cuando consigas los objetivos.
Si te acostumbras a usarla, la agenda será una aliada en tu vida reduciendo notablemente tu estrés.