Por qué delegar
Por muy pequeño que sea tu negocio, por mucho que sepas hacerlo todo, llega un momento en que, si todo va bien, necesitas delegar, pues no es posible encargarte de todas las tareas por ti mismo, ni tampoco es recomendable. La función de un líder es pensar en la planificación y la estrategia, no ejecutarla.
Miedos a la hora de delegar
Nadie lo va hacer como yo. Puede que no, puede que lo haga mejor, o puede que sin hacerlo igual que tú, también está bien hecho y consigues liberar un poco de tu tiempo.
Tardo tanto en enseñar que prefiero hacerlo yo. Sin duda, tienes que invertir parte de tu tiempo en enseñar lo que quieres delegar o la manera en que quieres que se haga, sin embargo, sólo lo tienes que hacer una vez. Un buen adiestramiento te evitará consumir más tiempo en eso que quieres delegar.
Temo perder el control. Ceder una parte de tu trabajo, te hace ganar el control en aquello que es importante, en cuanto a las tareas que delegas, con estar informado es suficiente.
Me supone un gasto. No es un gasto, es una inversión. Al igual que necesitas una palanca para levantar un peso que de otra forma no levantarías, necesitas invertir en un equipo para poder hacer crecer tu negocio y enfocarte en lo realmente importante.
Qué tareas delegar
Existen herramientas como la matriz urgente-importante que te ayudan a ver cuáles de tus tareas son delegables, por ser urgentes pero no importantes. Es decir, hay que hacerlas pero no requieren que las hagas tú.
Existen también otros criterios que puedes tener en cuenta:
- Que sean pequeñas o rutinarias: gestión de agenda, de email, organización de viajes…
- Que te lleven mucho tiempo: crear contenido, buscar información, actualizar bases de datos…
- Que no te gusten: contabilizar, facturar, organizar documentación para el asesor…
- Que no domines: gestión de redes sociales, actualización de la web, crear imagen de marca…
En cualquier caso, tomes uno o todos los criterios en cuenta, debes saber que delegar se puede hacer paulatinamente. Primero aquello que menos miedo te da desprenderte o más alivio te representa, luego, a medida que conoces a la persona, cedes cuestiones más importantes. Al igual que al principio, puedes delegar con un alto grado de control, sin dar opción a tomar ninguna decisión y, poco a poco, aumentar el poder de autoridad de la otra persona.
Cómo delegar
Una vez sepas qué delegar, ahora toca seguir unos pasos para hacer bien el proceso.
1º Organizar el trabajo: qué quieres que se haga primero.
2º Comunicar de forma clara misión, objetivos…
3º Explicar la tarea y mostrar cómo hacerla. Esto sólo es necesario si la tarea es nueva y complicada. Si ya tienes documentados tus procesos, te puedes ahorrar este paso.
4º Establece una vía de comunicación por la cual te pueden hacer preguntas e ir reportando el avance.
5º Marca fechas de revisión y entrega. Con esto te garantizas el seguimiento y además que se cumplan los plazos.
También debes tener en cuenta que en este proceso existe una curva de aprendizaje que supondrá asumir algún margen de error y más dilatación en el tiempo. Una vez superada la misma, todo se agiliza y se perfecciona, lo importante es dar con la persona adecuada.
Cómo elegir a la persona
Si tienes un equipo, ya debes saber quién es el más adecuado para según que labor. Pero si no lo tienes, debes tener claro qué perfil necesitas.
Teniéndolo claro, haz búsquedas en redes sociales como Linkedin de ese perfil en concreto, o visita webs de esos profesionales, lee las opiniones de clientes, valora con qué empresas ha trabajado, mira su portfolio… Si ha trabajado por cuenta ajena mira en qué empresas, qué funciones tenía y cuánto ha estado en ellas, así te haces una idea de cuán comprometida/o es… Luego contacta con los 3 que más te hayan gustado e intenta tener una video llamada que te dará más datos de cómo es la persona y te ayudará a decidir quién es la adecuada.
No existe ningún método infalible, y cuando de personas se trata, a veces es más importante la actitud de la persona para afrontar el trabajo y el feeling que haya entre ambos que la formación que tenga para realizar el mismo, pero esto sólo se sabe cuando das el paso y das la oportunidad a alguien. Que el temor a equivocarte no te frene, pues existe mucha gente capacitada y con ganas de trabajar deseando conocer tu proyecto, sólo hay que encontrarla.
Beneficios de delegar
TIEMPO. En negrita y mayúsculas porque es lo más valioso y lo que nunca se recupera si se pierde, así que hay que darle la importancia que se merece. Tener tiempo implica que lo inviertas en aquello que es más importante: en pensar cómo mejorar tu proyecto o en pasarlo con las personas que quieres o en dedicarlo a cuidarte o a estudiar…
Mejora la atención al cliente. Si contratas a alguien para este menester, te garantizas que se acorte el tiempo de respuesta y que sus necesidades estén mejor atendidas.
Da una imagen más profesional. Siempre que se crea equipo, se mejora la imagen pues transmite solidez.
Puedes ser más flexible. Al disponer de tiempo adicional te será más fácil adaptarte a los cambios, de igual manera que por tener equipo, podrás apoyarte en él para hacer cualquier variación.
Disminuye el estrés. El que puedas tener todo lo anterior, trae como consecuencia extra que el estrés se reduzca y consigas sentir más tranquilidad, además de todos los beneficios de salud que ello reporta.
La soledad dejará de ser tu única compañera. Emprender tiene sus retos y es un camino solitario, cuando empiezas a tener equipo lo primero que agradeces es tener con quien comentar las ideas y preocupaciones.
Si después de todo lo explicado, te quedan dudas, sólo me queda decirte un proverbio africano que dice: “Si quieres ir rápido, camina solo. Si quieres llegar lejos, ve acompañado”